یکی از معیارها و شاخصه‌های اصلی رضایت مخاطب یا مشتری، رضایت او از اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی است، به هر میزان که سازمان‌ها و موسسات و نهادهای دولتی و غیردولتی با انسان‌ها و افراد پرسشگر و کنجکاو و حساس و علاقه‌مند به کسب اطلاعات از طریق فعالیت‌های روابط عمومی به صورت دو طرفه یا دو سویه و با استفاده از ابزار و ادوات ارتباطی مختلف و گوناگون (شفاهی و کتبی و دیداری و شنیداری) به ارتباط بپردازد و به نقش و اهمیت آن آشنا باشند، همانا مشارکت و پیشرفت و توسعه روزافزون را به‌ دست خواهند آورد. علاوه بر توسعه، سطح آگاهی و اطلاعات مردم نیز ارتقا خواهد یافت و در نهایت می‌توان گفت مخاطب به رضایت رسیده است.

شرکت توسعه منابع آب و نیروی ایران برای دستیابی به رشد و بلوغ سازمانی و نیز ایفاء نقش بهتر در صحنه اقتصاد کشور، باید به کیفیت خدمات خود توجه نمایند. از آنجایی که اطلاع رسانی و آگاهی بخشی روابط عمومی جزو خدمات با پیچیدگی بالا محسوب می‌شوند لازم است ابزار مناسبی با در نظر گرفتن ویژگی‌هاي این خدمات براي سنجش کیفیت مورد استفاده قرار گیرد.

در حال حاضر ما در عصری زندگی می‌کنیم که به عصر ارتباطات و اطلاعات مشهور شده ‌و از آنجایی که روابط عمومی پل ارتباطی سازمان و مخاطبان آن است، در این جاده دو طرفه قادر است سیاست‌ها، برنامه‌ها و عملکردهای سازمان را به مخاطبان از یک سو و نیازها، خواستها ، دیدگاه ها و نظرات مخاطبان را به سازمان از سوی دیگر منتقل کند. هر چه این شبکه توزیع و تقاضا، برنامه‌ریزی شده‌تر و منسجم تر رفتار کند سازمان و مخاطبان آن ضمن رضایتمندی از وضعیت ارتباط، در جایگاه خود ارتقاء می‌یابند.

   اهمیت اطلاع رسانی وآگاهی بخشی در روابط عمومی‌ها:

یکی از نیازهای اساسی واحدهای روابط عمومی، دسترسی، طبقه بندی، پردازش و انتشار مناسب اطلاعات از طریق رسانه های جمعی و دیگر ابزارهای اطلاع رسانی برای افزایش آگاهی و اثر بخشی بر روی مخاطبان یک مجموعه سازمانی است و آنچه در حال حاضر در فرایند اطلاع رسانی به مخاطبان از اهمیت بسزایی برخوردار شده است ضرورت آشنایی دست اندرکاران روابط عمومی ها با مدیریت اصولی انتشار و توزیع اطلاعات است .

چرا که هم اکنون به مدد توسعه تکنولوژی های توین ارتباطی و اطلاعاتی نظیر اینترنت و... شاهد انبوه بمبارانی از اطلاعات و داده هایی هستیم که به تعبیری اضافه بار اطلاعاتی را ایجاد کرده اند که اگر به درستی اطلاعات موجود مدیریت نشود نه تنها اثربخش و آگاهی رسانی نخواهد بود بلکه جنبه تخریبی و سردرگمی و گمراهی مخاطبان را فراهم خواهد آورد. بنابراین طبقه بندی، حذف اطلاعات زاید و پردازش مناسب و استفاده از ابزار مناسب انتقال اطلاعات می تواند یکی از ماموریت های مهم روابط عمومی را که اطلاع‌رسانی صحیح و اثر بخش به مخاطبان درون و برون سازمانی است با موفقیت روبرو کند .

در نتيجه شرکت آب و نیرو خصوصا روابط عمومی بايستي همواره ارتباط خود با مخاطبان را بشكل رسمي و غيرسليقه اي مشخص نمايد تا بتوان با كمترين ريسك تعامل و ارتباط را تحليل نموده و به انتظارات و نيازها پاسخ دهد.

مولفه رضایت مخاطب از اطلاع رسانی:

v    سرعت اطلاع رسانی: مخاطبین بیشتر تمایل به رسانه ای دارند که اولین بار خبر را منتشر نموده و سرعت اطلاع‌رسانی بالاتری نسبت به سایر رسانه‌ها دارد .

v    کیفیت محتوی:مخاطبین بیشتر تمایل به رسانه ای دارند که بیشترین دقت را در اطلاع رسانی نموده و اخبار با محتوای مناسب و با استفاده از اصول خبر نویسی با کمترین غلط و ایراد تایپی نسبت به سایر رسانه‌ها دارد.

v    کیفیت اطلاع رسانی: مخاطبین بیشتر تمایل به رسانه ای دارند که اخبار با کیفیت تری از لحاظ جمله بندی و مفهوم رسانی با استفاده از مستندات مناسب(عکس، فیلم، اینو گرافیک، موشن گرافیک و...) را منتشر نموده است.

v    نحوه اطلاع رسانی: باید دید مخاطبین بیشتر تمایل دارند که اخبار و اطلاعات خود را از طریق چه رسانه ای دریافت کنند و سعی نمود که بیشتر اطلاع رسانی از همان طریق که مخاطب تمایل دارد برای او ارسال شود.

v    ابزار اطلاع رسانی: مخاطبین بیشتر تمایل به رسانه ای دارند که از ابزار گوناگون با بهره گیری از روش نوین ارتباطی (همچون وب سایت،کاتالوگ و بروشور، تیزر، کلیپ، انیمیشن، موشن گرافیک و ...) برای ارسال خبر و اطلاع‌رسانی استفاده نموده است.

9 راهکار روابط عمومی شرکت آب و نیرو برای تامین رضایت مخاطب از اطلاع رسانی:

1-شناسايي راهكارهاي نوآورانه و بروز براي افزايش و سهولت ارائه اطلاعات به مشتریان با استفاده از تكنولوژي روز و ابزارهاي كارآمد و سيستم‌ها و زيرساخت‌هاي جديد.

2-بالابردن سطح مهارت و تجارب كاركنان و توانمند سازي ايشان در ارتباط با مشتریان خارج از شرکت آب و نیرو از طريق برگزاري دوره ها و کارگاه‌های آموزشی، گردهمايي، جلسات و بحث‌هاي هدفمند.

3-نظرسنجي و احترام به نظرات اصلاحي كاركنان طرح‌های این شرکت در استان های مختلف در بهبود روش‌های اطلاع رسانی به مشتریان در سطح ملی و استانی طرح.

4- نظرسنجي و احترام به نظرات اصلاحي كاركنان در بهبود روش های اطلاع رسانی به مشتریان محلی طرح.

5-ملموس و آشكار سازي مشتريان كليدي و رفتارها و اقدامات مورد پسند شركت در قياس با رفتارها و اقدامات ناخوشايند.

6-آشنا نمودن مشتريان و ذينفعان با فرآيندهاي موثر روابط عمومی شرکت آب و نیرو برای ایجاد ارتباط، ادراك و تعامل بيشتر.

7-شفاف نمودن و بازنگري و بروزكردن رويه‌های اطلاع رسانی شرکت آب و نیرو به ويژه در موارد كليدي و موثر بر كسب رضایت مشتری

7-بازنگري در اخبار و رویدادهایی که در گذشته شرکت آب و نیرو را دچار نتايج ناخواسته كرده است و يا به هر دليل نتايج رضايتبخشي را حاصل ننموده اند.

8-اتخاذ سياست همواره پاسخگو بودن و ايجاد رابطه صحيح و آسان با مشتري در سياست گذاري هاي آينده.

9-استفاده از افراد متخصص و با تجربه و با انگيزه در حوزه خبر و اطلاع رسانی در كنار تيم ارتباط با مشتری و پایش مسائل اجتماعی.

نتایج و مزیت‌های حاصل از اجرای این روش:

ü     به کار بستن این راهکارها در بهینه سازی استراتژی به ما کمک کرد.

ü     ارتباط با مخاطب به طور حیرت آوری کم هزینه است و دیگر هزینه ها را نیز کاهش داد.

ü     اجرای این روش یک دید واضح از مخاطبان را به ما داد.

ü     ارتباط با مخاطب به داشتن ثبات در شرکت آب و نیرو کمک شایانی نمود.

ü     اطلاع رسانی موثر و به هنگام به ایجاد روابط مستحکم تر کمک می کند.

توصیه هایی برای بهبود:

ü     در خصوص شناسایی، ارزیابی و مدیریت مخاطبان لازم است مشارکت بیشتری توسط کارکنان سازمان و مجریان، پیمانکاران و بهره بردار صورت پذیرد.

ü     در خصوص فرآیندهای سنجش رضایت مخاطبان بر اساس دانش روز نیاز به بازنگری فرآیندها و آموزش و هماهنگی بیشتر بین روابط عمومی، مجری و بهره بردار می باشد.

ü     پیشنهاد می شود از یک نرم افزار مناسب و کاربردی برای مدیریت مخاطبان بر اساس فرمتهای برنامه‌ریزی شده و گزارش دهی دوره‌ای استفاده شود.

ü     روابط عمومی شرکت آب و نیروی نیز با آموزش کارکنان به برنامه‌ریزی استراتژیک در روابط عمومی و روابط عمومی دیجیتال و... از روشهای نوین اطلاع رسانی بهره‌مند گردد.

ü     توصیه می شود جلسات همکاران روابط عمومی با جلسات کمیته اجرایی و کمیته فنی طرح تلفیق شود و روابط عمومی به منظور آگاهی از زمان بندی مراحل اجرا و اهداف طرح در این جلسات حضور یابد.

ü      توصیه می شود کارگروه بررسی وضعیت مطالعات اجتماعی طرح‌‌های شرکت آب و نیرو تشکیل و ضمن پایش فعالیت ها و عملکرد مجموعه پیمانکاران در راستای کسب رضایت مشتری و کاهش آسیب های اجتماعی به صورت ماهانه گزارشی از روند اجرای این فعالیت ها ارائه نمایند.